Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsi dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ketempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan kembali arsip, karena akan dipergnakan dalam proses penyelengaraan administrasi.
Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Polewali Mandar. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem pencarian dan pengkodean dokumen di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Mandar. Dalam melakukan penelitian, metode yang digunakan yaitu metode perbandingan, analisis data, dan perancangan.
Untuk mewujudkan perbaikan sistem kerja yang dijalankan oleh instansi dalam mengelola proses pencarian dokumen, maka penulis menyarankan bahwa sistem pencarian dan pengkodean dokumen berbasis visual foxpro ini untuk diterapkan pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Polewali Mandar khususnya pada sub bagian Kearsipan.